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定义与内容
定义
内容
Project Procurement Management 项目采购管理:项目采购管理的任务,是确定怎样从项目组织以外采购产品或服务以最好地满足项目需求的过程 Procurement Planning 采购计划编制
Solicitation Planning 询价计划编制
Solicitation 询价
Source Selection 供应商选择
Contract Administration 合同管理
Contract Close-out 合同收尾
采购计划编制
采购计划编制定义
确定怎样从项目组织以外采购产品或服务以最好地满足项目需求的过程。这个过程涉及考虑是否采购、怎样采购、采购什么、采购多少及何时采购
采购计划编制使用的技术和工具
输入 技术或工具 输出
1.范围描述
2.产品描述
3.采购资源
4.市场条件
5.其他计划的输出
6.约束条件
7.假定
1.制造或采购分析
2.专家判断
3.合同类型选择
1.采购管理计划
2.工作说明书SOW
关键名词解释
a.制造或采购分析——包括:1.制造或采购的成本分析:采购和制造分析都应该包含直接或间接的成本分析,例:采购方直接成本包括产品的采购成本,而间接成本包括管理这个采购过程的成本。2.制造或采购的需求分析:需求分析应反映组织运作需求以及项目的直接需求,例:购买或租借资产是基于整个组织持续的需求而不仅仅局限于项目组的需求。3.其他考虑的问题:价格的重要性相对于产品质量;订购产品所需要的提前期;接收货物以及后续处理环节可能的延误;技术共享的不利因素。采购环节的寻找和管理成本是否大于由于不自己制造而节约的成本
b.采购管理计划——说明从询价计划开始,后面的采购过程如何管理。如:使用何种类型的合同?如果需要独立的估算作为评估标准,那么由谁在什么时候着手准备?如何管理多个供应商?采购如何与项目中的其他工作良好的匹配,例如项目进度和绩效报告?
c.工作说明书 SOW——合同中对提供的产品或服务的表述,有时候被称为需求说明书。工作说明书应足够详细,以使期望中的卖方确定是否有能力提供各事项。SOW应该包括任何所需的间接服务,比如运行情况报告或者项目后续的运作支持等。(参见SOW模版
询价计划编制
询价计划编制的概念
编制询价计划是支持询价所需要的文件准备,包含产品需求文件制作和潜在的供方鉴定。询价包含获得报价单,投标,出价或提出适当的建议。询价的结果形成项目建议书。
询价计划编制使用的技术和工具
输入 技术或工具 输出
1.采购管理计划
2.工作说明书SOW
3.其他计划的输出
1.标准模版
2.专家判断
1.采购文件
2.评审标准
3.工作说明书更新
关键名词解释
a.采购文件——设计规范:设计规范说明了买方在特定尺寸、指标或特征等方面的要求,例如用工程用语说明的化学或电气特性
b.采购文件——性能规格:性能规格阐明了买方在可接受的最低验收标准范围内的需求,例如最大最小容量,功能,速率或设备运行等
c.评审标准——标准包含但不限于:采购价格(产品价格和辅助费用,如送货费用);理解需求--经过卖方建议书的证明;全生命周期费用(采购成本加运行成本);技术能力;管理方法--卖方具有或能够开发出确保项目成功的管理过程和程序吗?财务能力--必须的资金资源
询价
询价的概念
询价包含获得报价单,投标,出价或提出适当的建议。询价的结果形成项目建议书(RFP)
询价使用的技术或工具
输入 技术或工具 输出
1.采购文件
2.合格的供应商清单
1.投标人会议
2.广告
1.建议书(RFP)
关键名词解释
a.投标人会议——在准备建议书之前与期望的供应商开会。投标者大会的目的是确保所有期望的供应商对采购有一个清楚完全的理解(比如技术要求、合同要求等)。逐点答复可能作为修正部分与采购文档合在一起
b.建议书——建议书是卖方准备的文档,说明了卖方提供所需产品的能力和愿望。注意:建议书普遍用于描述非常重要的非商务性考虑因素(比如技术能力或技术方案);投标与报价普遍用于价格驱动情况下的供应商选择;对隐含的条款不要作出无根据的假设,因为这些条款常常可以互换。
供应商选择
供应商选择的定义
从潜在卖方中选择。这个过程包含接收投标书和建议书,按评估标准选择供应商。
供应商选择使用的技术或工具
输入 技术或工具 输出
1.建议书
2.评估标准
3.组织政策
1.合同谈判
2.加权体系
3.筛选体系
4.独立估算
1.合同
关键名词解释
a.加权体系——加权体系是一种以量化定性数据来尽量减少卖方选择中个人偏见影响的方法,一般来说该系统包括:为每个评审标准分配一个数字权重;根据每个评审标准给潜在的卖方打分;评分乘以权重;合计乘积结果,计算出汇总分数。加权体系经常用于:选择单个供应商,与之签订标准合同,对所有建议书排序以确定谈判顺序。一般的加权体系是一个积分卡
b.筛选体系——筛选体系涉及为一个或多个评估标准建立最低绩效要求。
c.独立估算——多数情况下,采购组织可以编制自己的估算,用以检查报价价格。独立估算经常称为“合理成本”的估算。项目小组应该明白独立估算和报价的区别,并对工作说明书仔细审核

d.合同——合同是一个约束双方的协议,使卖方有义务提供规定的产品并使买方有义务付款。

合同的组成:
约定——出价和接受;考虑事项;履约能力;法定目的;法律要求的格式 。

合同类型:
1.固定价格或一次性付款合同——对一个确定的产品给出固定的总价。可能出现的问题:如果该产品未能明确界定,买卖双方都将承担风险。买方:可能得不到想要的产品;卖方:可能为提供该产品需要付出额外的成本。相对来说,卖方的风险更大些。其他形式包括严格固定价格和固定价格加鼓励费——合同中规定了达到或超过项目目标(比如进度目标)时的鼓励费
2.成本抵偿合同——包括对卖方实际成本的(报销)支付。成本一般分为直接成本和间接成本:直接成本是完全为获得项目利益而产生的成本;间接成本是履约组织为实施项目所做业务的成本,又称一般管理费。间接成本一般用直接成本的百分比计算。这种类型的合同对买方风险较大。其他形式包括成本加成合同——成本加固定费用;成本鼓励合同——成本加鼓励费用。
3.单价合同——卖方按照事先确定的价格收取单位服务费用,合同的总价取决于所完成的工作量。
4.长期合同——优点:卖方可提供更好的质量承诺,卖方可提供更低的价格,更好的计划性,买方会少犯错误,更少的寻找费用。缺点:对关系管理的挑战,问题的隐藏

合同的法律特性:
合同是一种法定关系,出现纠纷时服从法庭上的判决
合同的法律约束性意味着可能需要经过更广泛的批准过程
项目组在合同管理过程中应该非常明确法律对每个活动的约定
拟制合同时尽量使用标准条款

e.合同谈判——成功谈判的核心技巧:定义一系列谈判目标并在谈判过程中灵活处理的能力;良好准备的能力;倾听和提出问题的能力;明确区分优先级的能力;这些技能在日常生活中和谈判过程中都是很有用的。
合同管理
合同管理的定义
管理和供应商的关系。合同管理的目的是确保买卖双方严格履行合同条款
合同管理使用的技术或工具
输入 技术或工具 输出
1.合同
2.工作结果
3.变更申请
4.卖方付款通知
1.合同变更控制系统
2.执行情况报告
3.支付系统
1.函件
2.合同变更
3.支付申请
关键名词解释
a.合同管理活动——在适当时间授权承包商工作;定期准备合同进展情况报告,以便监控承包商的成本、进度和技术能力;检查并核实承包商提供的产品是否满足要求;执行合同变更控制系统。准备合同变更文档,确保变更能够得到适当的批准;将变更传达到相关各方;处理付款凭证等
合同收尾
合同收尾的概念
合同完成并结算,包括对一些开放条款取得一致意见
合同收尾使用的技术或工具
输入 技术或工具 输出
1.合同文档 1.采购审计 1.合同归档
2.正式验收和收尾
关键名词解释
a.采购审计——一采购审计是一种对从采购计划到合同管理的采购流程的结构化审视。它识别成功和失败之处,以便应用于其他项目。检验所有工作是否已经全部正确完成以使客户满意,包括更新所有反映最终结果的记录,提供终验依据和结束合同的方法。
相关链接 增加利润的另一种方法:向采购要利润
资料来源 以上内容改自 PMI 的“Project Management Body of Knowledge (PMBOK)”:Initialed by PMI in late of 1970's. PMBOK is an inclusive term that describes the sum of knowledge within the profession of Project Management. The PMBOK Guide is a subset of generally accepted project management knowledge and practice.PMI初版于七十年代末,PMBOK是项目管理专业知识的总论,PMBOK是公认的项目管理知识和实践的入门性读物。
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