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> 项目管理 > 沟通管理
> 收尾管理 |
 收尾概念 |
批准一个项目的收尾是发起人的责任。但是，如果一个项目中途收尾并且影响到其他项目（称为项目依赖关系），项目收尾的批准可能需要提交给更高层进行或者与其他收到影响的方面达成一致意见。
收尾的目标在于：
·一个项目以一种处于控制之中的有组织的方式收尾；
·所有与它相关的责任都已经被解除或者移交给用户或者另一个项目。
为此，收尾面对的主要议题是：
·收尾是发起人的责任与决定；
·在终止你的项目之前核查相互依赖的项目；
·项目收尾工作明细化、清单化；
·向财务部门通知收尾，关闭帐户；
·总结与吸取教训 |
| 收尾步骤 |
收尾是一个项目的正式“终点”，不管它是被完成，还是被终止的。出现终止可能是因为项目不再可行，或者因为与之相关的风险高得不可接受。收尾审查应该：
·根据项目是否满足原定的时间、成本和资源目标来审查它的效率；
·确保业务预测中收益的实现；
·记录并传达任何对将来项目有益的经验教训。
项目收尾通常有三个关键步骤：
·准备收尾报告
·正式收尾项目
·收尾并沟通 |
| 收尾报告 |
当收尾一个项目时候，项目经理应该：
·检查业务项目（包括项目目标范围）的状态和完整性，变化和问题日志，最近的进度报告以及任何涉及早期取消项目的文件；
·与团队一起起草一分项目收尾的草案，包括项目正式运行后审查（PIR）的职权范围。报告格式如下：
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项目收尾报告内容
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第一部分 业务目标
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| （重述项目目标，包括自从签署后的任何已被批准的变化。如果有任何变化，说明其原因） |
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第二部分 收尾声明
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（按以下方式之一说明收尾的环境：
·项目成功完成
·项目提前终止
如果是后一种情况，则描述终止的原因病预测当前恢复的可能性。） |
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第三部分 收益计算
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（重述项目将获得的收益，这些收益是如何计算的，以及谁对收益的计算负责。此外：
·说明当前业务计划/预测是否能反映项目收益
·包括计算收益的指定的测量审查日期） |
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第四部分 重要风险、问题和交付件
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（列举任何尚未接受的问题或者关键交付，对每一个提供：
·问题或者风险的性质或未接受的原因
·谁同意对此负责
·建议的解决方案，包括日期。） |
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第五部分 项目效率
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（说明实际成本和消耗的资源以及与计划相比达到的实际进度）
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计划进度与实际进度的比较
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| 成本 |
资源 |
开发测试 |
试验运行 |
发布结束 |
项目完成日 |
| 初始基线 |
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| 当前基线 |
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| 实际 |
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| 偏差 |
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第六部分 经验教训
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（指项目效率和项目团队的经验，例如，遇到的重大问题，战略的变化，说明什么应能够做得更好：
·确认时间、资金或者资源应能够更好被利用的领域
·为将来的项目推荐行动方向，以帮助小区任何已经发现的无效率情况
·确认运转良好的内容并推荐其他项目将来可能有用的方法、程序、流程和工具技术。） |
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第七部分 致谢
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| 感谢所有对项目作出特别贡献的个人。 |
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附件 正式运行后审查（PIR）的职权范围
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（PIR常常是用来界定项目正式运转以后的客户满意度调查，以及对项目交付件效率的衡量：
·谁负责组织和主持
·何时进行
·有哪些职能领域和需要参与的关联人。） |
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| 收尾会议 |
收尾会议议程：
一、与会人员
项目发起人
项目经理
项目管理组成员
主要项目团队成员
负责签署关键交付件的上级职能/程序经理
将接受解决重大问题责任的上级职能/程序经理
将接受任何重大问题的相关项目的项目经理
二、议程
1.交付成果
2.重大问题
3.收益以及业务计划
4.正式运行后的审查
5.致谢
6.正式收尾
7.经验教训 |
| 收尾检查 |
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项目收尾检查清单
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| 说明 |
要遵循项目发起人项目收尾的批准，项目经理应该：
·最后确定项目收尾报告
·为项目发起人、项目团队和项目关联人准备包括已经获得批准的项目收尾报告会议的通知，确认项目收尾的决定
·完成任何重大的项目收尾行动
·对相关项目管理办公室或者程序、流程支持团队或者业务用户部门，就任何推荐的程序、流程改进给予反馈 |
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交付件检查
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结果
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| 1 |
所有的项目交付件成果已经被批准并移交给现在的使用部门了吗？ |
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| 2 |
就重大交付件成果的责任已经达成一致了吗？ |
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问题
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结果
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| 1 |
所有问题都已经解决了吗？ |
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| 2 |
每个重大问题的所有权已经被用户或者其他项目组中的一个指定的人接受了吗？ |
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业务计划与预测
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结果
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| 1 |
职能部门和业务部门已经更新了计划了，将与项目相关的运作资源、成本、利润纳入考虑范围了吗？ |
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| 2 |
业务计划已经更新或者即将更新吗？ |
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| 3 |
已经指定了控制和测量项目的收益的责任人吗？ |
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| 4 |
测量项目收益的检查点已经得到定义了吗？ |
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项目正式运行后审查（PIR）
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结果
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| 1 |
已经决定作PIR吗？ |
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| 2 |
已经对时间和PIR的职责范围达成一致了吗？ |
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| 3 |
已经对谁负责PIR实施达成一致了吗？ |
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团队和关联人
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结果
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| 1 |
所有需要知道项目收尾的人已经接到通知了吗？ |
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| 2 |
团队所有的成员都已经分派到其他活动中了吗？ |
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| 3 |
有关项目的团队评价已经做完了吗？ |
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| 4 |
对哪些应该特别感谢的人致谢了吗？ |
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项目文件
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结果
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| 1 |
所有关于项目的文档都已经被制作成文件、归档并做成参考文献了吗？ |
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设备设施
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结果
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| 1 |
所有的设备（办公桌、硬件、办公室等等）都已经发放了吗？ |
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| 2 |
所有为项目输出或订立的合同而预约的设备已经被取消了吗？ |
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帐目和其他
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结果
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| 1 |
项目帐户已经被收尾，以使得进一步的支出不再计入项目帐户了吗？ |
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| 2 |
公司或职能业务部门的其他项目跟踪系统和记录簿已经更新了吗？ |
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| 资料来源说明 |
Source：Robert Buttrick, The
Interactive Project Workout |
| 项目管理酷站 |
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